Procrastinate on Purpose: 5 Permissions to Multiply Your Time

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Vaden nunca lo tuvo fácil. De madre embarazada a los 17 años, otra vez a los 22 años y sin educación escolar, Vaden nace en un entorno desestructurado pues esta se separa de su padre biológico solo 6 meses después de su nacimiento. Quizás este escenario familiar fuera el motivo por el cual Vaden empezara, hace diez años, un viaje de desarrollo personal tras encontrarse en una situación extrema en todos los sentidos. En ese momento pesaba 18 kg de más, tenía cincuenta mil dólares de deuda personal, no terminó casándose con la mujer que pensaba era el amor definitivo de su vida, y el negocio que había empezado no terminaba de arrancar y finalmente fracasó llevándolo casi a la banca rota.

Finalmente, Vaden se dio cuenta que todos esos resultados negativos en su vida eran debidos a que siempre estaba en una posición donde se empiezan a hacer todas esas cosas que no se deben hacer y que, aunque sabiendo las cosas que se deben hacer no se hacen. Para Vaden, la autodisciplina fue la solución a sus problemas -y también haber conocido a Dave Ramsey para mejorar sus finanzas personales-. Una vez solucionó su situación, se propuso resolver los problemas de procrastinación de otras personas, para que entendieran cómo utilizarla bien para superar situación complejas, sobretodo en la gestión del tiempo. El resultado del proceso es la publicación del libro Procrastinate on Purpose: 5 Permissions to Multiply Your Time, en el que nos ayuda a comprender todo el proceso de gestión de tareas y tiempo en el que usar la procrastinación a conveniencia para ganar tiempo mañana.

Vaden nos lanza algunas preguntas con las que reflexionar en relación a la gestión del tiempo en la productividad diaria:

  • ¿Cómo podemos multiplicar nuestro tiempo?
  • ¿Cómo es que tenemos más tips and tricks, herramientas, tecnología, calendarios i checklists que nunca, y aún así siempre parece que vayamos atrasados con las tareas?
  • ¿Cómo es que dedicamos más horas, nos movemos más rápido que en toda la historia de la humanidad, y aún así parece que no llegamos a tiempo?
  • ¿Cómo es que sabemos más hoy que nunca sobre gestión del tiempo, y aún así no conseguimos gestionar bien nuestro tiempo?

Vaden cuenta que tuvo una revelación estando en casa de su socio, quien entonces tenía una hija de 2 años. Cuando se disponían a salir de casa apareció su hija, se cogió de la pierna de su socio y le dijo «no papá, no trabajar hoy». En ese momento se dio cuenta que la gestión del tiempo no solo es lógica, con tips and tricks, con herramientas y tecnología. Hoy, la gestión del tiempo es también emocional. La razón la esgrime con una simple pero contundente afirmación: «todo lo que sabemos sobre la gestión del tiempo es erróneo».

Nuestros sentimientos de culpabilidad, miedo, preocupación, ansiedad y frustración dictan cómo escogemos dedicar nuestro tiempo, tanto como cualquier otra cosa que está en nuestro calendario o en nuestra lista de tareas. Vaden esgrime que la gestión del tiempo no existe, que el tiempo continúa nos guste o no, y por lo tanto no es gestionable.

Teorías de la gestión del tiempo

La teoría de la gestión del tiempo en los años 50-60 era unidimensional. Esta se basaba en la eficiencia del tiempo a dedicar a cualquier tarea. La idea era que si desarrollábamos herramientas, tecnología y tips and tricks para ayudar a realizar las tareas lo más rápido posible, teóricamente entonces dispondríamos de más tiempo. No obstante, y a pesar que la eficiencia es algo bueno, en estas teorías pasadas hay limitaciones en su consecución durante la gestión del tiempo. La prueba es que hoy en día llevamos micro-computadoras en nuestros bolsillos y nunca conseguimos ponernos al día.

Otros pensadores de la gestión del tiempo como Stephen R. Covey dan con una teoría bidimensional: urgente vs importante. En esta teoría hay que hacer foco en lo que tiene más valor en un momento dado. Con el sistema de Covey podemos puntuar nuestras tareas y luego priorizarlas haciendo foco en aquellas con más puntos. Vaden asegura que priorizar es bueno, no hay nada malo con priorizar y es una habilidad muy valorada. No obstante, hay una gran limitación en cuanto a priorizar: «No hay nada en el hecho de priorizar que cree más tiempo«.

Priorizar las tareas permite puntuarlas, ordenarlas, moverlas arriba y abajo de la lista de tareas. Ninguna de estas acciones te ayudan a terminarlas ni a crear tiempo. Para Vaden, priorizar es robar tiempo de una actividad para dedicarlo a otra. Acostumbramos a decir cosas como «no tengo bien definidas las prioridades» o «estoy intentando balancear las cosas». Hasta ahora solo teníamos dos estrategias disponibles:

  • Realizar las tareas más rápido
  • Hacer más cosas

Es como si estuviéramos en una rueda de hámster dirigiéndonos hacia un choque inevitable. Vaden, en su argumento, asegura que hoy no podemos solucionar los problemas de la gestión del tiempo con el pensamiento de la gestión del tiempo de ayer.

Multiplicadores

Vaden se da cuenta que existe un nuevo tipo de pensador al que llama multiplicador. Los multiplicadores usan un pensamiento tridimensional. Añaden una tercera dimensión al pensamiento bidimensional urgente/importante de Covey. Cada dimensión usada por una persona multiplicador responde a una pregunta en concreto:

  • Urgente. ¿Cómo de pronto importa?
  • Importante. ¿Cuánto importa?
  • Significancia. ¿Cuánto tiempo importa?

En la teoría tridimensional de Vaden se sigue aplicando el juego de la puntuación, pero de una manera muy distinta. Aunque su tercera dimensión es una extensión de las dimensiones urgente e importante de Covey, las diferencias son claras:

  • Covey asigna valor de prioridad a las tareas sin importar el tiempo que tengas que dedicarle tú y no otra persona.
  • Vaden asigna valor al tiempo que hay que dedicar a las tareas, siendo este valor el que dictamine si serás tú quien las realice, otra persona o una máquina.

Con este cambio de pensamiento, Vaden revaloriza el tiempo. Ahora el valor de la prioridad se basa en «tiempo dedicado» en lugar de «importancia de la tarea». Este cambio aporta significancia temporal a las tareas, de manera que realizarlas ahora, más tarde o incluso no realizarla, nos dará más tiempo mañana, y seguramente hoy.

¿Quieres multiplicar tu tiempo o ir siempre sacando la lengua fuera con todas las cosas pendientes por hacer?

Cuando creamos nuestra lista de tareas acostumbramos a preguntarnos «¿Qué es lo más importante que tengo que hacer hoy?». Sin embargo, los multiplicadores piensan diferente realizándose otras preguntas como «¿Qué puedo hacer hoy que me haga sentir mejor?» o «¿Qué puedo hacer ahora que me haga sentir mejor mañana?». Según Vaden, al realizarse estas preguntas están utilizando el cálculo de la significancia.

El problema es el pensamiento estático alrededor del tiempo en lugar del pensamiento multiplicador del tiempo. Si bien es cierto que el día tiene unas horas, minutos y segundos concretos, existe una mejor forma de gestionar el tiempo que crea tiempo en el mañana. Tenemos que pensar en el mañana y aprender cómo multiplicar el tiempo hoy.

Para Vaden el cálculo de la significancia lo cambia todo y lo expone de la siguiente manera: «Multiplicarás tu tiempo cuando te des a ti mismo o misma el permiso emocional para destinar tiempo hoy a tareas que te darán más tiempo mañana«.

Emociones como el deseo de sentirse valorado y exitoso en gran parte dictaminan cómo escogemos nuestro tiempo. Muchos de nosotros aún operamos en un paradigma pasado en cuanto a cómo decidimos realizar nuestras tareas. La propuesta de Vaden se ciñe a cómo crear tiempo. No trata de criticar las teorías de la gestión del tiempo, sus estrategias, valores o procesos. Vaden valora estas teorías, pero valora más las que crean tiempo: «No hay nada en las tácticas lógicas que cree más tiempo«.

Los no multiplicadores sobrevaloran inapropiadamente el cálculo de la urgencia. Vaden define esta sobrevaloración como la priority dilution: es el hecho de que nos sentimos víctimas cuando nuestras prioridades empiezan a diluirse a través de múltiples y diferentes interrupciones o emergencias que suceden constantemente. Y estas distracciones no suceden por haber incluido la tecnología en nuestra productividad diaria. Como dicen algunos monjes blogueros que viven en los bosques: la tecnología no trajo la distracción, la distracción siempre ha estado presente.

En cambio, los multiplicadores descartan este tiempo de pensamiento de la urgencia, rompen con el pensamiento erróneo de hacer las cosas para hoy y en lugar de ello empiezan a pensar en el mañana. Esto es lo que Vaden llama cálculo de la significancia, y lo cambia todo.

¡Acciona!

Rory Vaden define aquella persona que sabe crear tiempo como un multiplicador. En su libro se centra en estudiar a estos perfiles productivos para comprender cómo crean tiempo para dedicarse a realizar aquello que saben hacer mejor.

Vaden presenta el Focus Funnel, un modelo de gestión de tareas que los multiplicadores usan para generar tiempo. En este modelo la dimensión de significancia lo cambia todo puesto que piensas a largo plazo. Es la manera de pensar en como multiplicas tu tiempo.

El Focus Funnel es un proceso cíclico conformado por 5 pasos muy reflexivos:

  1. Acepta tu situación. No te quejes por estar ocupado. Evita crear esa figura de persona muy ocupada con cosas muy importantes a realizar para sentirte importante delante de otros. Quejarse de lo que uno pueda estar muy ocupado es un desgaste enorme de vitalidad mental. Los multiplicadores no se quejan, aceptan la situación y generan tiempo para mañana hoy.
  2. Elimina. Deshazte de tareas innecesarias que te hagan perder tiempo. Prescindir de televisión, reuniones innecesarias o transportes cuando puedes trabajar en casa o en un lugar más cerca. Se trata de ganar tiempo y no derrocharlo en acciones no productivas.
    • Pregúntate «¿Puedo eliminar esta tarea?» y «¿Vale la pena incluso realizarla?».
    • La gestión del tiempo para los multiplicadores tiene mucho más que ver con lo que no haces que con lo que haces. La perfección llega cuando no hay nada más que añadir ni que quitar.
    • Ten en cuenta que cuando dices que sí a cualquier cosa, automáticamente estás diciendo que no a un infinito número de otras.
    • Date permiso para ignorar, puesto que a cualquier cosa que digas que no hoy, creará más tiempo para ti mañana.
  3. Automatiza. Trata de identificar aquellas tareas que puedan automatizarse con un ordenador y hazlo, te hará ganar tiempo.
    • Hazte la pregunta «¿Puedo automatizar esta tarea?».
    • La automatización hoy genera tiempo mañana.
    • La automatización es a tu tiempo lo que el interés compuesto es a tu dinero. Cuando inviertes en tiempo entonces consigues un retorno del tiempo invertido (ROTI, return of time invested).
    • Automatizar implica dedicar tiempo, pero genera más tiempo.
    • Los multiplicadores se dan el permiso de invertir su tiempo y energía para automatizar procesos, a sabiendas que esta inversión les liberará más tiempo mañana.
  4. Delega. Aunque creas que otra persona lo hará peor que tú, esto solo puede ser cierto en un inicio. No busques la perfección, sobretodo al inicio hay que tener paciencia, delegar es un proceso que conlleva tiempo.
    • Pregúntate lo siguiente «¿Puedo delegar esta tarea?» y «¿Puedo enseñar cómo realizar esta tarea a alguien?».
    • Dedicar un tiempo a enseñar a una persona a hacer una tarea concreta te liberará de este tiempo que antes dedicabas tu a realizarla.
    • Es una situación que genera inseguridades, porque nos pensamos que esa persona no lo hará tan bien como lo harías tú. No obstante, con el tiempo serán capaces de dominar la tarea como tú la dominas ahora.
    • Aplica el principio de suficiencia satisfactoria mínima. Vislumbra cuál es el resultado suficientemente satisfactorio que deba realizar una persona para una tarea dad. Esto hará bajar tus expectativas, vivirás más tranquilo y cualquier resultado por encima será un éxito añadido.
  5. Procrastina o Concéntrate. Concédete el privilegio de preguntarte si la tarea en la lista merece que la hagas ahora.
    • Hazte esta pregunta en concreto «¿Debería hacer esta tarea ahora, o puede esperar para más tarde?».
    • Si la tarea debe hacerse ahora entonces entras en el estadio que Vaden llama concentrar. Concentrarte es el permiso que te otorgas para proteger el tiempo, para hacer foco, para eliminar distracciones y realizar esa tarea significativa para ti que solo tú puedes hacer mejor.
    • Si la tarea puede realizarse más tarde es cuando entras en el estadio que Vaden llama procrastinación a propósito. Si no puedes eliminar, no puedes automatizar, no puedes delegar y no puedes concentrarte ahora, entonces esa tarea no es una prioridad para ti y no es significativa. Vuelve a poner la tarea encima del Focus Funnel. La tarea entrará en un patrón de contención para resolverse eventualmente en alguno de los cinco pasos. La contención de la tarea dentro del Focus Funnel te da la oportunidad de inhibir la sensación de urgencia o de importancia para entender si una tarea debe ser eliminada, automatizada, delegada o es suficientemente significativa para ti para dedicarle tú valorado tiempo.

Date permiso para dedicar tiempo a ciertas tareas, tener otras incompletas y tener la paciencia de esperar, considerando que la tarea que estás haciendo ahora te facilitará más tiempo mañana. Esto es una disciplina, una disciplina de la espera, de la paciencia, de procrastinar a propósito.

Procrastinar a propósito es el arte de la paciencia de decidir que ahora no es el tiempo adecuado para una tarea y esperar hasta el mejor momento. Es la paciencia de posponer cosas insignificantes como comprobar el correo electrónico constantemente.

¡Reto!

Te propongo un reto para desarrollar la habilidad de procrastinar a propósito. Usa los planificadores para detectar qué tarea es necesario eliminar, automatizar, delegar o realizar.

  • Empieza primero con una tarea para comprobar si los resultados te han permitido crear tiempo o en cambio los resultados han sido lineales como siempre. Anímate a incrementar el número de tareas hasta que consigas procrastinar a propósito con todas tus tareas del día.

Descarga los planificadores para diseñar tus hábitos, guárdalos dentro de tu libreta y anota ahí los progresos y celebraciones.

Utiliza una libreta de notas donde adjuntar los planificadores del sistema 80% y anotar tus avances, sensaciones, experiencias y recursos utilizados durante la procrastinación a propósito.

Libreta de hojas blancas – ideal para crear, relacionar y dibujar
Libreta de hojas punteadas y numeradas – ideal para organizar, estructurar y planificar
Libreta con hojas rayadas – ideal para escribir y crear listas

Libros, media y recursos

Procrastina adrede para leer y anotar.

Daniel Amo

Ahora que te he mostrado el 80% de las experiencias y aprendizaje de Vaden es el momento de profundizar en su investigación del perfil de los multiplicadores. Compra su libro y léelo para desbloquear el 20% del detalle de sus recomendaciones, procesos y reflexiones para entender mucho mejor a los multiplicadores. Consigue comprender cómo actúan los multiplicadores y generar más tiempo para mañana.

Multiplicarás tu tiempo cuando te des a ti mismo o misma el permiso emocional para destinar tiempo hoy a tareas que te darán más tiempo mañana.

Procrastinar a propósito es el arte de la paciencia de postergar la tarea inadecuada en un momento dado.

Rory Vaden

Poner primero lo primero significa organizar y ejecutar en torno a tus prioridades más importantes. Es vivir y estar impulsado por los principios que más valoras, no por las agendas y fuerzas que te rodean.

Stephen R. Covey

Vaden nos ilustra en vivo cómo multiplicar nuestro tiempo en su propuesta del Focus Funnel.